Openstaande facturen; wat nu? Op deze manier stuurt u een goede betalingsherinnering
Weinig is zo vervelend als wachten tot een openstaande factuur betaald wordt. Hier geven we een aantal tips om de schuldenaar op een vriendelijke maar toch aanmanende manier aan de betalingsverplichting te herinneren.
De eerste aanmaning: een vriendelijke herinnering
In principe zijn er geen wettelijke vormvereisten voor een aanmaning, wat betekent dat dit zowel mondeling, per e-mail, telefonisch, sms, … kan gebeuren.
Wij raden u echter aan om alles op papier te hebben, om eventuele latere discussies te voorkomen. Indien u bijvoorbeeld telefonisch contact opneemt met een klant die niet betaalt en u tot een onderling akkoord zou komen, raden wij u aan om dit akkoord neer te schrijven, per e-mail te versturen naar uw klant, en dit bericht ook door uw klant te laten bevestigen. Deze manier vraagt best wel wat handelingen, zowel van u als van de schuldenaar.
Een betalingsherinnering opsturen per post is dus de eerste stap bij voorkeur. De meest voor de hand liggende manier is om dit te doen is via een herinneringsfactuur. Deze aanmaning kan verschillende vormen aannemen, maar u stelt deze factuur best op volgens een aantal wettelijk bepaalde richtlijnen mocht u verdere juridische stappen ondernemen indien de betaling uitblijft. Sommige boekhoudprogramma’s kunnen zelfs automatisch aanmaningen genereren. U krijgt dan een overzicht van de openstaande facturen met een korte vraag tot betalen.
Deze aanmaning kan er als volgt uitzien:
Beste klant,
Bij nazicht hebben wij vastgesteld dat volgende factuur (of facturen) op hun vervaldag onbetaald zijn gebleven. Wij brengen deze dan ook in herinnering met het dringende verzoek het openstaande bedrag zoals blijkt uit het hieronder gevoegde overzicht onmiddellijk te vereffenen.
We lichten een aantal essentiële punten toe:
- Vermeld altijd alle gegevens over de onbetaalde factuur, zoals datum, nummer, en het exacte bedrag zonder de eventuele bijgerekende kosten.
- Gebruik een neutrale toon en vermijd bedreigingen. Zeker indien het gaat om een eerste aanmaning. Mogelijk is uw klant niet van slechte wil maar slechts vergeten te betalen.
- Vermeld zeker niet dat het om een "eerste" aanmaning gaat. U geeft uw klant een beeld dat u verwacht dat hij of zij niet zal betalen.
- U wilt uiteraard betaald worden. Maar het kan ook nuttig zijn te weten waarom u niet tijdig bent betaald. Voeg een uitnodiging tot contact op te nemen in geval van een probleem. Bijvoorbeeld: "U kan steeds contact opnemen en ik zal met plezier uw vragen beantwoorden.
De tweede aanmaning: aangetekend schrijven
Bij het uitblijven van betaling na het verstrijken van de betalingstermijn van de eerste aanmaning kan u opnieuw een aanmaningsbrief sturen. De toon van deze brief is meer aandringend. Bijvoorbeeld:
Beste klant,
Wij stuurden u reeds een eerste aanmaning voor de onderstaande schuld die nog steeds openstaat. Aangezien de betalingstermijn reeds verstreken is, zien wij ons verplicht hiervoor administratieve kosten aan te rekenen.
Wij stellen u in gebreke voor xx euro te betalen binnen de x dagen (dat wil zeggen vóór xx / xx / 20xx) op ons rekeningnummer IBAN xxx.” Maak gebruik van de referentie-xxx / xxxx / xxxxx in de betalingscommunicatie.
Wanneer aan deze aanmaning geen onmiddellijk gevolg wordt verleend, ondernemen wij verdere stappen. Hiervoor zullen bijkomende kosten aangerekend worden.
We lichten een aantal essentiële punten toe:
- De Belgische wet schrijft voor dat, wanneer u naar de rechter stapt voor een onbetaalde factuur, u dient te bewijzen dat u deze betaling duidelijk en met veel precisie geëist heeft. Vandaar dat de bewoording “wij stellen u in gebreke” aan te raden is.
- Indien u al een deurwaarderskantoor of incassobureau gecontacteerd heeft of waarmee u reeds samenwerkt, kan u de gegevens van dit kantoor of bureau vermelden. Zo weet uw klant duidelijk welke volgende stappen u zal ondernemen.
- Om latere discussies te voorkomen raden wij aan om deze tweede aanmaning aangetekend op te sturen. De rechtspraak aanvaardt dat bij het verzenden van een aangetekende brief, deze altijd wordt geacht te zijn aangekomen (natuurlijk in de veronderstelling dat de klant correct is aangeschreven).
- Wanneer de klant een aangetekende brief niet afhaalt, komt deze onbestelbaar geretourneerd bij u terug. Bewaar deze onbestelbare brief ongeopend. Dit is bewijs dat u de brief effectief verzonden heeft.
- Er zijn een aantal verboden praktijken die van toepassing zijn op iedereen die, op minnelijke wijze, onbetaalde schulden invordert. Een overzicht vindt u hier.
Verdere stappen
Wanneer u twee aanmaningen heeft verzonden en eventueel zelfs telefonisch contact opgenomen heeft met de schuldenaar, blijven er niet veel andere stappen over die u zelf kan ondernemen. U kan uiteraard wachten en hopen dat de klant alsnog betaalt. Of u schakelt een incassobureau of een deurwaarder in die voor u aan het werk zal gaan om de schuldenaar alsnog te laten betalen.
